Шевченківський районний суд м. Львова

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Шевченківського районного

суду м. Львова

№ 11 від «30» червня 2015 року

(із змінами та доповненнями від 28 грудня 2018р. згідно рішення Зборів суддів)

Засади використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду м. Львова

Засади використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду м. Львова (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про автоматизовану систему документообігу суду(в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 05 червня 2015 року №55), Положення про збори суддів Шевченківського районного суду м. Львова.

Збори суддів відповідного суду мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Зборами суддів Шевченківського районного суду м. Львова затверджуються ці Засади про наступне.

1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду м. Львова, здійснюється цими Засадами відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду,Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів.

2. Наведені у Засадах терміни вживаються в таких значеннях, які визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

3. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Шевченківському районному суді м. Львова, які забезпечують:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу «Судова влада України»;

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

4. Для функціонування автоматизованої системи ДСА України здійснює забезпечення та виконання цілей і завдань, які передбачені п. 1.3.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

5. У Шевченківському районному суді м. Львова як місцевому адміністративному суді використовується комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду», розроблена адміністратором автоматизованої системи для судів адміністративної юрисдикції.

6. У Шевченківському районному суді м. Львова як місцевому загальному суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

7. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України.

8. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

9. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

10. Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

11. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

12. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

13. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

14. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

15. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

16. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

17. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

18. У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами Шевченківського районного суду м. Львова.

19. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

20. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження, здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

21. Для зменшення тривалості розгляду справ, протоколом ручного розподілу передаються судді, який був попередньо визначений автоматизованою системою документообігу справи про:

- скасування заходів забезпечення позову;

- розгляд заяв про забезпечення доказів;

- повернення судового збору;

- роз’яснення судового рішення;

- виправлення описки;

- винесення додаткового рішення;

- відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

- запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

- усі клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні;

- подання, заяви, звернення в порядку виконання рішень в справах про адміністративні правопорушення;

- протоколи про адміністративне правопорушення при їх повторному скеруванні в суд після доопрацювання відповідно до постанови судді;

- матеріали позовних заяв, які визнані ухвалою судді неподаними та повернуті позивачу (заявнику) через не усунення недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позову без руху, які подані повторно.

Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Шевченківського районного суду м. Львова для розгляду таких справ. Визначення присяжних та народних засідателів відбувається відповідно до вимог п.п. 2.5, 2.6 Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 05 червня 2015 року №55).

Клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні, які подаються на розгляд у вихідний день, розглядаються черговим слідчим суддею, який визначається Наказом голови суду або в.о. голови суду.

22. В разі тривалої відсутності судді (перебування на лікарняному, закінчення терміну повноваження, переведення у інший суд тощо) не розглянуті справи, які перебували у провадженні такого судді, розподіляються між суддями на загальних підставах відповідно до цих Засад та Положення про автоматизовану систему документообігу суду(в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 05 червня 2015 року №55).

Із змінами та доповненнями від 28 грудня 2018р. згідно рішення Зборів суддів:

Внести зміни та доповнення до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду відповідно до рішення зборів суддів, проводити розподіл справ,які мають розглядатись слідчим суддею і які надходять до суду у вихідні та святкові дні, шляхом друкування протоколу ручного розподілу автоматизованої системи документообігу визначеним слідчим суддям.

Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, а також внесення інформації про знаходження судді у нарадчій кімнаті та про інші випадки неможливості судді виконувати свої повноваження (відрядження, відпустка) проводиться відповідальною особою апарату суду у разі наявності наказу (про відрядження, відпустку), повідомлення судді про знаходження на лікарняному (при наявності листка непрацездатності) чи письмового повідомлення секретаря судового засідання про перебування судді (або колегії суддів) у нарадчій кімнаті.

При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата та час, коли дана інформація вноситься.

У письмовому повідомленні секретаря судового засідання, що подається керівнику апарату суду (або особі, що виконує обов’язки керівника апарату), в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання повідомлення, а також час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу судді з нарадчої кімнати (проголошення судового рішення).

У разі виникнення потреби у подовжені строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається письмове повідомлення із зазначенням нового часу виходу суду із нарадчої кімнати (проголошення судового рішення).

У разі ухвалення суддею у справі рішення про скасування заочного рішення у справі і призначення справи до розгляду у загальному порядку- секретар судового засідання чи помічник судді, у день ухвалення такого судового рішення передає матеріали справи до канцелярії суду для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи та формування номеру відповідного провадження.

Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи, або на наступний робочий день після усунення зазначених у Засадах обставин.

У разі настання зазначених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється між суддями та слідчими суддями в порядку черговості ,а також з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування. Розподіл судових справ фіксується у журналі

У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженні, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

Із змінами та доповненнями від 05 жовтня 2020р. згідно рішення Зборів суддів:

Внести зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду м. Львова , а саме :

у розділі «Особливості розподілу справ між суддями»:

розподіл судових справ здійснюється в день їх реєстрації. У особливих випадках, коли з об»єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації,такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл;
у вихідні, святкові та неробочі дні справи, які підлягають розгляду слідчими суддями, реєструються та розподіляються в період з 10 до 13 год. відповідно до графіку чергувань,встановленого наказом голови суду;

у розділі «Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями»:

- на підтвердження перебування судді у нарадчій кімнаті помічник судді надає керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов»язки, доповідну записку із інформацією про дату та час видалення суду до нарадчої кімнати та орієнтовний час виходу із нарадчої кімнати;

- графік чергувань слідчих суддів затверджується за три місяці до початку його дії.

Засади використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного судум. Львова